La relation entre un responsable de traitement (RT) et un sous-traitant (ST) est fondamentale en matière de protection des données personnelles et de conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette collaboration, loin d’être une simple prestation de service, repose sur une confiance mutuelle et des obligations strictes visant à garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées. Au cœur de cette relation se trouve un contrat rigoureux, défini par l’article 28 du RGPD, qui scelle les engagements de chaque partie. Ignorer ces règles expose à des sanctions potentiellement très lourdes, pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial.
Le principe essentiel est clair : le responsable de traitement doit sélectionner un sous-traitant offrant des garanties suffisantes en matière de sécurité, tandis que le sous-traitant ne peut agir que sous les instructions documentées du responsable de traitement et doit faire preuve d’une transparence totale sur les mesures de sécurité mises en place. Cette dynamique implique un devoir de transparence, des audits réguliers par le RT et une assistance mutuelle, notamment pour permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits. En cas de manquement, la responsabilité peut être engagée pour l’une ou l’autre partie, voire les deux.
Les Fondements de la Relation RT-ST sous le Prisme du RGPD
Le RGPD introduit le principe d’« accountability » ou responsabilité, qui impose au responsable de traitement de démontrer à tout moment sa conformité aux règles de protection des données. Cela inclut le choix de ses sous-traitants. Le RT doit donc s’assurer que les prestataires auxquels il fait appel sont capables de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données.
Le sous-traitant, quant à lui, n’a aucune autonomie quant aux finalités du traitement des données. Son rôle est strictement défini par le responsable de traitement. Il ne peut traiter les données personnelles qu’« uniquement sur instruction documentée du responsable de traitement » (article 28.3 a) du RGPD). Toute action sortant de ce cadre le rendrait potentiellement responsable de traitement pour cette opération spécifique.
Responsabilités Spécifiques du Responsable de Traitement
Le responsable de traitement porte une part significative de la responsabilité dans la chaîne de traitement des données. Ses obligations principales concernent la sélection rigoureuse de ses prestataires, la gestion de la chaîne de sous-traitance et la surveillance continue des activités de traitement effectuées en son nom.
Sélection Rigoureuse et Évaluation des Garanties
Avant de confier le traitement de données personnelles à un sous-traitant, le RT a l’obligation de choisir un prestataire présentant « des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées » (article 28.1). Cette évaluation ne doit pas être superficielle. Le RT doit pouvoir justifier de cette sélection en conservant des preuves documentaires des évaluations menées, qu’il s’agisse d’audits, de certifications obtenues par le sous-traitant ou d’autres éléments probants. Ces éléments pourront être demandés par l’autorité de contrôle en cas de besoin.
Autorisation et Gestion de la Chaîne de Sous-Traitance
La sous-traitance ultérieure est strictement encadrée par le RGPD. Un sous-traitant ne peut faire appel à un autre sous-traitant (un « sous-traitant ultérieur ») pour réaliser une partie des opérations de traitement confiées par le RT qu’avec une autorisation écrite préalable du responsable de traitement. Cette autorisation peut être spécifique (pour un sous-traitant ultérieur identifié) ou générale.
Dans le cas d’une autorisation générale, le sous-traitant a l’obligation d’informer le responsable de traitement de tout projet de changement concernant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur. Cette information doit être suffisamment anticipée pour permettre au responsable de traitement d’émettre d’éventuelles objections s’il estime que les garanties offertes par le nouveau sous-traitant ultérieur ne sont pas suffisantes.
Surveillance et Droit d’Audit
Le contrat de sous-traitance doit impérativement prévoir des clauses permettant au responsable de traitement de s’assurer de la conformité des opérations effectuées par le sous-traitant. L’article 28.3 h) du RGPD stipule que le sous-traitant doit tenir à la disposition du RT toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité aux obligations prévues par le contrat et le RGPD.
Plus important encore, le contrat doit autoriser le responsable de traitement à réaliser des audits ou des inspections chez le sous-traitant, ou à mandater un tiers indépendant pour le faire. Ce droit d’audit est essentiel pour vérifier concrètement la mise en œuvre des mesures de sécurité et le respect des instructions données.
Responsabilités Spécifiques du Sous-Traitant
Le sous-traitant, bien qu’agissant sur instruction, a également des obligations directes et importantes en vertu du RGPD. Celles-ci concernent principalement le respect des instructions, la mise en place de mesures de sécurité, la tenue de registres et une assistance proactive au responsable de traitement.
Respect Strict des Instructions et Loyauté
La règle d’or pour le sous-traitant est de ne traiter les données personnelles qu’en se conformant strictement aux instructions documentées fournies par le responsable de traitement (article 28.3 a). Cela inclut également les instructions relatives aux transferts de données vers des pays tiers. Si une obligation légale lui impose de traiter les données d’une manière différente, le sous-traitant doit en informer le responsable de traitement avant de procéder au traitement, sauf si la loi l’interdit pour des motifs importants d’intérêt public.
Mise en Œuvre de Mesures de Sécurité et Confidentialité
Le sous-traitant est directement responsable de la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 28.3 c). Ces mesures visent à assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes et des services de traitement. Le sous-traitant doit également s’assurer que toutes les personnes autorisées à traiter les données personnelles en son sein sont soumises à une obligation de confidentialité, qu’elle soit légale ou contractuelle.
Tenue d’un Registre des Activités de Traitement
Conformément à l’article 30.2 du RGPD, le sous-traitant doit tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte d’un responsable de traitement. Ce registre doit contenir des informations détaillées, notamment le nom et les coordonnées du sous-traitant et de chaque responsable de traitement pour le compte duquel il agit, les catégories de traitements effectués, les transferts de données vers des pays tiers et une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles. Le sous-traitant doit également conserver un historique des instructions reçues du RT pour prouver qu’il agit bien dans le cadre de son mandat.
Obligation d’Assistance au Responsable de Traitement
Le sous-traitant n’est pas un simple exécutant ; il a un rôle d’assistance active auprès du responsable de traitement pour lui permettre de remplir ses propres obligations RGPD. Cette assistance couvre plusieurs aspects cruciaux :
- Réponse aux droits des personnes : Le sous-traitant doit aider le RT à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’effacement, à la limitation du traitement, à la portabilité des données, d’opposition) (article 28.3 e). Il doit mettre en place les procédures nécessaires pour permettre au RT de satisfaire ces demandes dans les délais impartis.
- Notification des violations de données : En cas de violation de données personnelles, le sous-traitant doit notifier le responsable de traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (article 28.3 f). Cette notification rapide est essentielle pour permettre au RT de remplir son obligation de notifier la violation à l’autorité de contrôle (CNIL en France) et, le cas échéant, aux personnes concernées dans les 72 heures.
- Assistance pour les analyses d’impact (DPIA) : Le sous-traitant doit fournir au RT toutes les informations nécessaires pour lui permettre de réaliser, si nécessaire, une analyse d’impact relative à la protection des données (DPIA) (article 28.3 d).
L’Importance Cruciale du Contrat de Sous-Traitance
Le contrat entre le responsable de traitement et le sous-traitant est la pierre angulaire de leur relation RGPD. L’article 28.3 du RGPD détaille les mentions obligatoires qui doivent y figurer. Un contrat incomplet ou imprécis constitue en soi un manquement au RGPD.
Ce contrat doit définir précisément :
- L’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement.
- Le type de données personnelles traitées et les catégories de personnes concernées.
- Les obligations et les droits respectifs du responsable de traitement et du sous-traitant.
- Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles que le sous-traitant s’engage à mettre en place.
- Les modalités encadrant l’éventuelle sous-traitance ultérieure.
- Les conditions dans lesquelles les données personnelles seront restituées au RT ou supprimées à la fin de la prestation de services.
- Les dispositions relatives aux audits menés par le RT et à la documentation que le ST doit lui fournir pour prouver sa conformité.
Pour faciliter la rédaction de ces contrats et s’assurer qu’ils intègrent toutes les mentions obligatoires, la CNIL propose des clauses contractuelles types (CCT). L’utilisation de ces modèles est fortement recommandée.
Obligations Communes et Rôle du DPO
Certaines obligations s’appliquent indifféremment au responsable de traitement et au sous-traitant, notamment la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) et la potentielle responsabilité conjointe.
Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)
L’article 37 du RGPD impose la désignation d’un DPO dans certains cas précis, que l’on soit responsable de traitement ou sous-traitant. C’est le cas notamment lorsque les activités principales consistent en des opérations de traitement qui exigent un suivi régulier et systématique des personnes concernées à grande échelle, ou lorsque les activités principales consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données (données sensibles) ou de données relatives à des condamnations pénales et à des infractions.
Le DPO, qu’il soit interne ou externe, doit bénéficier d’une indépendance dans l’exercice de ses missions, disposer des ressources nécessaires et avoir un accès direct aux données et aux opérations de traitement pour pouvoir conseiller et contrôler efficacement la conformité.
Responsabilité Conjointe et Solidaire
En cas de manquement au RGPD, la responsabilité peut être engagée tant pour le responsable de traitement que pour le sous-traitant. Chaque partie est responsable de ses propres manquements aux obligations qui lui incombent en vertu du RGPD. De plus, le sous-traitant peut voir sa responsabilité engagée s’il n’a pas respecté les instructions légales du RT ou s’il a agi en dehors de ces instructions, devenant alors responsable de traitement pour cette opération. Les personnes victimes d’un préjudice du fait d’un traitement non conforme ont le droit d’agir en justice pour obtenir réparation, que ce soit devant l’autorité de contrôle (CNIL) ou les juridictions nationales.
Sanctions Potentielles et Exonération de Responsabilité
Le non-respect des obligations du RGPD, qu’il s’agisse du responsable de traitement ou du sous-traitant, peut entraîner des sanctions sévères :
- Amendes administratives : Les sanctions financières peuvent être considérables, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu.
- Sanctions pénales : En cas d’infractions plus graves, des poursuites pénales peuvent être engagées.
- Réparations civiles : Les personnes ayant subi un préjudice du fait d’un traitement de données non conforme peuvent demander des dommages et intérêts.
Toutefois, l’article 82.3 du RGPD prévoit une possibilité d’exonération. Un responsable de traitement ou un sous-traitant peut être exonéré de sa responsabilité s’il prouve que le fait générateur du dommage ne lui est en aucun cas imputable.
Bonnes Pratiques pour une Collaboration RT-ST Conforme au RGPD
Au-delà des obligations légales, adopter certaines bonnes pratiques permet de renforcer la conformité et de sécuriser la relation entre responsable de traitement et sous-traitant :
- Vérification Périodique : Ne pas se contenter de l’évaluation initiale. Vérifier périodiquement que le sous-traitant continue d’offrir des garanties suffisantes, par le biais d’audits réguliers, de questionnaires de sécurité ou en demandant la communication de certifications à jour.
- Mise à Jour Contractuelle : Le paysage réglementaire évolue. Il est essentiel de maintenir les contrats de sous-traitance à jour, en intégrant notamment les clauses contractuelles types (CCT) de la CNIL et en tenant compte des opinions et recommandations de l’EDPB (Comité européen de la protection des données), comme l’Opinion 22/2024 sur la chaîne de sous-traitance.
- Formation du Personnel : S’assurer que le personnel, tant du responsable de traitement que du sous-traitant, est correctement formé aux exigences du RGPD, notamment en matière de sécurité des données, de tenue des registres et de gestion des demandes d’exercice des droits des personnes.
- Documentation Rigoureuse : Documenter l’ensemble des procédures mises en place pour assurer la conformité (sélection des ST, gestion des instructions, réponse aux demandes, gestion des violations). Conserver toutes les preuves de conformité pour pouvoir les présenter en cas d’inspection.
En respectant scrupuleusement ces obligations et en adoptant une approche proactive, les responsables de traitement et les sous-traitants peuvent sécuriser leur chaîne de traitement, renforcer la protection des données personnelles confiées et, in fine, bâtir une relation de confiance durable et conforme au RGPD. C’est un gage de fiabilité pour les clients et un facteur clé pour éviter les sanctions.
